On parle de dématérialisation lorsqu’une entreprise transforme ses supports d’informations matériels (factures, fiches de paie, courriers …) en fichiers numériques, traitables sur ordinateur. Une fois la substitution complète, on parle d’un « bureau zéro papier »
Ce passage de la forme analogique (papier) à la forme numérique vise une efficacité accrue. Le traitement électronique de l’information assure à l’entreprise un gain remarquable de temps et plus de capacité de stockage et d’archivage, en toute sécurité. Le développement d’Internet a aussi participé à l’essor de la dématérialisation.
Voici quelques exemples de dématérialisation dans une entreprise :
- Dématérialisation de courriers entrants ;
- Dématérialisation de documents des ressources humaines ;
- Dématérialisation de factures ;
- Dématérialisation du conseil d’administration ;
La dématérialisation implique l’utilisation de :
- signature numérique
- horodatage, timestamp
- espace de confiance distant (un serveur tiers)
- une enveloppe numérique
Pour les entreprises, on parle généralement de deux types de dématérialisation :
- dématérialisation native : les fichiers reçus sont originairement numériques
- dématérialisation duplicative : les fichiers reçus initialement au format papier puis numériser grâce à des outils informatiques tels que les scanners et les appareils photo.
Comment dématérialiser ?
Lorsque les documents sont sous une forme physique, comme les bons de commande de fournisseurs, il est recommandé de les scanner et de les indexer.
Il existe de multiples solutions de dématérialisation en mode SaaS (Software as a Service), c’est-à-dire sur le Net. Il suffit de se connecter à un serveur distant sur lequel l’utilisateur possède un logiciel d’application traitant, enregistrant et classant, les documents envoyés. L’entreprise enregistrera donc les factures obtenues immédiatement dans ce logiciel de comptabilité.
Des entreprises comme CDDOC proposent tout un tas de solutions pour les entreprises qui souhaitent se lancer dans la numérisation de documents.
Les processus de l’entreprise seront ainsi automatisés grâce à la mise en œuvre de la dématérialisation et de l’archivage électronique, qui permettront de faire toutes les taches nécessaires comme la gestion, débourses, administration des ventes….
