Un projet d’archivage électronique pour une meilleure gestion de vos documents ?
Lors du lancement de ce projet, il est nécessaire de se conformer à un plan en plusieurs étapes, pour rationaliser ses efforts. De la numérisation à l’archivage en passant par le choix de la meilleure solution de GED, on vous donne les 5 étapes pour mener à bien votre projet d’archivage électronique, en collaboration avec le spécialiste de l’archivage CD-DOC.
Etape 1 : L’étude préalable ou audit
Bien évidemment, dans un premier temps, il est nécessaire de procéder à un audit interne de l’état de vos archives, ainsi que de la situation documentaire de votre société.
Il faut donc à la fois procéder à une réflexion autour de l’existant, identifier l’ensemble des interlocuteurs qui seront amenés à intervenir dans ce projet et mettre à plat les différentes contraintes de ce projet au sein de votre société (contraintes légales, techniques ou encore organisationnelle).
Etape 2 : La définition des besoins et la rédaction d’un cahier des charges
Il est important ensuite de définir clairement vos besoins et de passer à la rédaction d’un cahier des charges complet. Ce projet sera-t-il strictement géré en interne ou ferez-vous appel à un prestataire spécialiste de la dématérialisation des factures ? Quelles sont les réelles attentes de vos collaborateurs ?
La mise en place d’une séries d’interview et la prise de contact avec un spécialiste du secteur sont bien souvent les meilleures solutions pour bien définir vos besoins réels et immédiats.
Etape 3 : Choix de la solution de GED
En fonction, vous pourrez maintenant définir la solution de GED la plus adaptée. En effet, l’archivage électronique ne s’arrête pas à l’archivage des documents !
Il s’agit en réalité de pouvoir accéder plus facilement aux informations internes et donc de gagner du temps dans la gestion de votre système d’information global.
Ainsi, une solution de gestion électronique des documents, sous la forme d’un logiciel ou d’une application, reste la solution la plus adaptée : à vous de faire le tri dans l’offre du marché et de vous tourner vers un outil qui sera adéquat face à vos besoins et à votre budget.
Etape 4 : Définition des responsabilités et des process
Il est très important de définir clairement les responsabilités dans la gestion documentaire et de créer un nouveau process dédié. La mise en place d’une politique d’archivage claire avec des interlocuteurs identifiés est le gage de la bonne réussite de ce projet.
Etape 5 : La numérisation et le suivi
Enfin, nous passons à la mise en place concrète de votre projet d’archivage électronique. Il s’agit maintenant de numériser votre fond, en construisant un nouveau référentiel documentaire tout en réfléchissant à un hébergement (interne ou externe) le plus adéquat.
