L’avènement des nouvelles technologies de l’information et de la communication a profondément modifié le fonctionnement des entreprises françaises. En effet, les outils et les logiciels informatiques permettent désormais de gagner en efficacité et en organisation, assurance ainsi une meilleure productivité de son entreprise. Mais saviez-vous qu’il existe désormais certaines règles encadrant les dispositions que doivent prendre les entreprises en matière de numérisation des documents ? Cela concerne notamment la dématérialisation des documents. On fait le point.
Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?
La dématérialisation des documents, également connus sous le nom de numérisation des documents, est un processus qui consiste à remplacer ses documents papier par des documents électroniques ou numériques.
Ce processus consiste alors à numériser ses archives papier et à mettre en place de nouvelles solutions pour concevoir des documents uniquement sous une forme exclusivement numérique. Ce processus implique alors l’utilisation d’une solution GED (gestion électronique des documents). Aujourd’hui, la dématérialisation des documents possède de très nombreux avantages d’un point de vue administratif et organisationnel. En effet, cela permet de réaliser un gain d’espace et de retrouver plus facilement des documents archivés.
Les solutions pour dématérialiser ses documents
Il existe plusieurs solutions qui permettent de dématérialiser une partie ou l’intégralité des documents de son entreprise. Par exemple, nombreuses sont les entreprises qui font appel à un prestataire de services qui se chargera de numériser l’intégralité des archives.
De la même manière, il est indispensable d’implémenter de nouveaux automatismes pour limiter l’émission de documents papier. Par exemple, il est possible de remplacer une lettre recommandée classique par une lettre recommandée électronique. À cela s’ajoute le fait qu’il existe de très nombreux outils informatiques qui permettent de dématérialiser simplement les documents que l’on utilise au sein d’une entreprise.
La législation en vigueur en ce qui concerne les factures électroniques
La législation en vigueur aujourd’hui concernant la dématérialisation des documents se limite à encourager les entreprises pour mettre en place des solutions de numérisation des documents. Il s’agit là de réduire l’empreinte carbone des entreprises en diminuant la consommation de papier.
Cependant, pour de très nombreuses entreprises, il est désormais obligatoire d’utiliser exclusivement des factures sous la forme électronique. En effet, cette disposition a vocation à limiter la fraude et à faciliter les contrôles fiscaux réalisés aux entreprises.
Ainsi, il est vivement encouragé de dématérialiser ses documents, et ce, afin de réduire l’empreinte carbone de son activité. À noter toutefois qu’il est désormais obligatoire d’émettre ses factures sous forme numérique.
